Die Vorbereitung einer Videokonferenz

Grundsätzlich gelten für Videokonferenzen die gleichen Regeln wie beim persönlichen Meeting. Um das Beste aus Audio und Video herauszuholen und alle Teilnehmer optimal in Szene zu setzen, ist nicht allein die Ausstattung entscheidend. Es gibt einige Faktoren beachtet werden sollten.

 

Die Platzierung der Kamera

Für die Ausrichtung der Kamera sollte Sie beachten, dass Ihnen möglich ist den Teilnehmern in die Augen zu sehen. Wenn die Kamera zu hoch oder zu tief eingestellt ist, fallen die Ergebnisse sowohl für Sie als auch möglicherweise für Ihre Kollegen wenig schmeichelhaft aus. Darüber hinaus ist es für niemanden schön, sich ins Bild „quetschen“ zu müssen. Eine falsche Ausrichtung der Kamera kann andere Teilnehmer ablenken und der eigentliche Sinn der Konferenz gerät in den.

Die Beleuchtung

Für die ideale Beleuchtung in einer Videokonferenz spielen viele Faktoren eine Rolle. Neben der Beleuchtung von draußen, der Farbtemperatur bis hin zur Menge der Lichtquellen ist auch die Positionierung dieser Lampen wichtig. Eine angemessene Beleuchtung in Ihrem Raum erhalten Sie vor allem durch weiches Leicht bzw. indirektes Licht. Denn statt direktem Licht wird weiches Licht durch z.B. einen Lampenschirm gestreut, alternativ kann man aber auch eine Lampe gegen eine weiße Wand richten und erhält einen ähnlichen Effekt. Stellen Sie außerdem sicher, dass keine hellen Sonnenstrahlen aus dem Fenster direkt in die Kamera scheinen.

Der Blick

Unsere Augen spielen bei einem Gespräch eine sehr wichtige Rolle. Mit Blickkontakt geben wir unserem Gegenüber so zu verstehen, dass wir dem Gespräch folgen. Bei einem persönlichen Treffen können wir einander direkt über unsere Blicke lesen. Versuchen Sie, während einer Videokonferenz ab und zu in die Kamera zu blicken, statt nur auf Ihren PC oder Laptop zu schauen. Dadurch binden Sie die Teilnehmer stärker in die Konferenz ein.

Die Umgebung

Vor Beginn der Konferenz sollten Sie sich kurz umschauen, um zu prüfen, was die anderen Teilnehmer sehen können. Wenn Chaos im Hintergrund oder auf dem Tisch vor Ihnen herrscht, können sie sich eventuell nicht vollständig auf Ihre Botschaft konzentrieren.  

Die Tonqualität

Neben einem ordentlichen Mikro sollten Sie vor allem darauf achten störende Nebengeräusche auszuschalten. Ein Hämmern eines Stifts gegen den Tisch oder sehr lautes Tippen auf einer Tastatur stören alle Beteiligten.  

Der Computer

Stellen Sie sicher, dass nicht Tausende Anwendungen auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Sie benötigen die Prozessorleistung wahrscheinlich für Ihre Konferenz.  

Die Quelle

Prüfen Sie vor dem Start der Konferenz, welche Audio- und Videoquelle Ihr Computer verwendet. Hier sind die häufigsten Fehler zu finden. In einigen Fällen können Sie die Prüfung in der Collaboration-App durchführen. Andernfalls finden Sie die Audio- und Videoquelle in den Computereinstellungen.

Die Verbindung

Wir alle waren sicher schon einmal wegen einer schlechten Internetverbindung während einer Konferenz frustriert. Sofern Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie statt WLAN eine kabelgebundene Internetverbindung wählen.

Die Zeit

Nach über 90 Minuten Dauergespräch ist jeder ermattet. Deshalb besser kurz, prägnant und kompakt halten, denn auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings maximal 60 bis 90 Minuten dauern.

 

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