Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Der Rechnungsaussteller gewährleistet somit, dass sie elektronisch übermittelbar und empfangbar, aber auch medienbruchfrei und automatisiert weiterzuverarbeiten sind.

Was muss ich wissen?

Es gibt zwei Plattformen: ZRE und OZG-RE. Es sind Webportale, die keine spezielle Softwareinstallation benötigen. Sie dienen primär dem Empfang, verfügen aber auch über Funktionen für das Nachverfolgen und Verwalten. Eine E-Rechnung bleibt immer elektronisch, sowohl bei der Übermittlung als auch in der Archivierung.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Für die E-Rechnung gibt es zwei etablierte Formate: X-Rechnung und ZUGPFeRD. Mithilfe dieser Formate können Sie E-Rechnungen erstellen. Zudem gibt es verschiedene Softwares, die Ihnen helfen können.

Zu den wichtigsten Eigenschaften einer E-Rechnung gehören:

• Sie liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren und elektronischen Format vor
• Sie ermöglicht vollautomatisches Verarbeiten, Archivieren und Versenden
• Sie enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben ordnungsgemäßer Rechnungen
• Sie lässt sich rein digital verschicken und empfangen

Einige wichtige Termine:

Datum	Was passiert?
Ab 01.Januar 2025	Das Gesetz tritt in Kraft. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Bis 31.Dezember 2025	Durch Zustimmung der Rechnungsempfänger sind Papier- und E-Rechnungen in nicht offiziellen Formaten erlaubt.
Bis 31.Dezember 2026	Nach Absprache mit den Rechnungsempfängern dürfen Unternehmen mit Vorjahresumsätzen bis maximal 800.000€, weiterhin Papierrechnungen nutzen.(nur von Rechnungen nach dem 31.Dezember 2025 und vor dem 01.Januar 2027)
Bis 31.Dezember 2027	Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers sind E-Rechnungen, die nicht den offiziellen Vorgaben entsprechen weiterhin zulässig.
Ab 01.Januar 2028	Gemäß des Wachstumschancengesetzes müssen alle Unternehmen ausnahmslos die E-Rechnungs-Anforderungen erfüllen.