Telefonanlage für Anwälte | FirstStep communications Berlin

Telefonanlage für die Kanzlei sichere und effiziente Kommunikation

Nutzen Sie die Telefonanalage in Ihrer Kanzlei für mehr als nur zum telefonieren! Mit pascom ONE können Anwaltskanzleien ein All-in-One-Telefonsystem nutzen. Sie erhalten eine Telefonanlage die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, die für Ihre Unternehmenskommunikation einen Mehrwert bedeutete (Intern und Externe), die Geschäftstelefonie mit Chat, Video und Fax kombiniert, die Anrufaufzeichnung ermöglicht, Voicemail-to-Email und verschlüsselte Kommunikation bietet. So wird Ihre Kanzlei effizienter und Ihre Mitarbeiter produktiver.

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Mandantensicherheit & Datenschutz

DSGVO-konform: die pascom Telefonanlage wird in Deutschland entwickelt und betrieben, was besonders hohe Datenschutzstandards garantiert
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: schützt vertrauliche Mandantengespräche

Effiziente Erreichbarkeit & Flexibilität

Standortunabhängigkeit: Anwälte und Mitarbeiter können im Homeoffice, in der Kanzlei oder unterwegs arbeiten und sind immer unter denselben Rufnummer erreichbar
Mobile & Desktop Clients: ermöglichen flexibles und professionelles Arbeiten auf allen Geräten wie Laptop oder Smartphone

Mandantenkommunikation optimieren

Individuelle Anrufweiterleitungen: z. B. direkte Weiterleitung wichtiger Mandanten an zuständige Mitarbeiter, Partner oder Fachabteilungen
IVR-Systeme (Sprachmenüs): helfen dabei Anrufer gezielt an jeweilige Zuständige zu leiten – etwa nach Tätigkeitsbereich (Strafrecht, Familienrecht etc.)

Nahtlose Integration

CRM- und Kanzleisoftware-Integration: Anbindung an z. B. RA-MICRO, DATEV, oder Outlook zur Anzeige von Mandanteninformationen beim Anruf (CTI-Funktion)
Automatische Gesprächsnotizen und Protokollierung: erleichtern Dokumentation, Nachverfolgung und Abrechnung

Skalierbarkeit und Kontrolle

Einfache Nutzerverwaltung: ideal für wachsende Kanzleien oder solche mit wechselnden Partnern
Transparente Kostenstruktur: keine Überraschungen durch Flatrates und modulare Erweiterbarkeit

Anrufaufzeichnung und Zeitbasierte Anrufsteuerung

Anrufaufzeichnung und Transkription: Funktion zur Aufzeichnung von wichtigen Gesprächen um später darauf zurückzugreifen
Zeitbasierte Anrufsteuerung: Funktion ermöglicht es, Anrufe je nach Tageszeit unterschiedlich zu behandeln, z.B. Weiterleitung an den Anrufbeantworter außerhalb der Geschäftszeiten

Effiziente Verwaltung von Mandantenfällen

mit professionellen Aufzeichnungen

Das Mitschnittsystem von pascom stellt sicher, dass Sie stets eine Aufzeichnung wichtiger Informationen für Referenzzwecke haben. Durch einfaches Drücken der Aufnahmetaste können Sie kritische Gesprächspunkte festhalten. Begrüßen Sie Anrufer professionell und leiten Sie sie automatisch an den am besten qualifizierten Mitarbeiter Ihrer Kanzlei weiter. Dies geschieht durch einfache Auswahlmöglichkeiten, die der Anrufer am Telefon treffen kann. So wird sichergestellt, dass jeder Anrufer direkt zu dem Anwalt gelangt, der ihm am besten helfen kann.

Integration Ihrer bevorzugten juristischen Softwareanwendungen und CRM-Systeme

Nahtlose Verbindung: Die Integration Ihrer Telefonanlage mit juristischer Software wie RA-MICRO, Advoware oder Clio sowie CRM-Systemen ermöglicht es, alle relevanten Mandanteninformationen sofort verfügbar zu haben, sobald ein Anruf eingeht. Dies umfasst Name, Kontodaten und Gesprächshistorie.
Effizientere Abläufe: Anwälte können schneller auf Mandanteninformationen zugreifen und effizienter arbeiten, was zu einer schnelleren Bearbeitung von Fällen und einer besseren Mandantenbetreuung führt
Verbesserte Kundenerfahrung: Mandanten werden persönlich und kompetent betreut, da alle relevanten Informationen sofort verfügbar sind. Dies erhöht die Zufriedenheit und das Vertrauen der Mandanten.
Zeitersparnis: Durch die automatische Protokollierung und Dokumentation von Gesprächen im CRM-System wird die Nachverfolgung und Verwaltung von Mandantenfällen erheblich vereinfacht
Optimierung interner Prozesse: Detaillierte Gesprächsanalyse und minutengenaue Protokollierung tragen dazu bei, interne Prozesse zu optimieren und die Effizienz der Kanzlei zu steigern.

Mit der Cloud-Telefonanlage von pascom und der Verbindung zu Ihrer juristischen Softwareanwendung / CRM-System sehen Sie immer welcher Mandant anruft und welche Infos es zu Ihm gibt.

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Wie Sie die Cloud-Telefonanlage unterstützt

so nutzt die Kanzlei pascom im Alltag:

Ausgangslage Beispiel:

Dr. Müller ist Fachanwalt für Arbeitsrecht. Die Kanzlei besteht aus 8 Anwälten, 3 Assistentinnen und einer Buchhaltung. Es gibt viele Mandantentelefonate, teils sensibel und oft zeitkritisch. Einige Anwälte arbeiten regelmäßig im Homeoffice oder sind vor Gericht unterwegs.

So nutzt die Kanzlei pascom im Alltag:

1. Morgens im Homeoffice
• Dr. Müller startet seinen Arbeitstag im Homeoffice.
• Er öffnet den pascom Softphone Client auf dem Laptop – seine Kanzleirufnummer ist aktiv, Mandanten merken nicht, dass er nicht im Büro ist.

2. Anruf eines Mandanten
• Ein Mandant ruft an – pascom erkennt die Nummer, gleicht sie mit dem CRM/RA-MICRO-System ab.
• Auf dem Bildschirm erscheint: “Herr Schmidt (Mandant), Az: 2024-AR-567 – Kündigungsschutzklage”
• Dr. Müller kann sofort gezielt reagieren, ohne Rückfragen zu stellen.

3. Gesprächsnotiz & Dokumentation
• Während des Gesprächs macht Dr. Müller direkt über pascom eine Gesprächsnotiz, die im Mandantenprofil gespeichert wird.
• Das Gespräch wird mit Zustimmung des Mandanten aufgezeichnet und archiviert – rechtssicher und DSGVO-konform.

4. Anrufweiterleitung an Sekretariat
• Ein anderer Mandant ruft an, während Dr. Müller spricht.
• Der pascom-Sprachassistent (IVR) erkennt, dass Dr. Müller besetzt ist und leitet es an "die Zentrale"

5. Gerichtstermin unterwegs
• Dr. Müller ist später auf dem Weg zum Gericht.
• Er nutzt die pascom Mobile App auf dem Smartphone, ist weiterhin unter der Kanzleirufnummer erreichbar – ohne private Handynummer preiszugeben.

6. Interne Kommunikation
• Im Gericht schickt er einer Kollegin in der Kanzlei eine Textnachricht im pascom-Client: „Bitte Rückruf bei Mandant XY einplanen – wichtig“.
• Kollegin sieht Status: „Müller – unterwegs“, plant Rückruf als Kalendereintrag in ihrem System (z.B. Outlook) entsprechend ein.

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Schnittstelle von DATEV und Ihrer Telefonanlage

Anrufe per Click-to-Dial direkt aus DATEV heraus tätigen. Automatisches Identifizieren und Öffnen von Mandantendatensätzen in DATEV. Reduzieren Sie das Wechseln zwischen mehreren Anwendungen. Vollständig integriertes DATEV-Kundentelefonbuch.
Automatisierte Synchronisierung von Anrufdaten Ihrer DATEV-Mandanten.

Moderne Unified Communications Lösung

Unified Messaging: Chat, Team Messaging und Fax. Umfangreiche Präsenzverwaltung und native Softphones. Video und Web Meeting Lösung.

Einfache und sichere Home-Office Integration.

All-in-One Desktop und Mobile Client Anwendungen.

Vollumfängliche Telefonanlagen Funktionen

Intelligente Anrufidentifizierung. Ausführliche detaillierte Anrufprotokollierung und Historien. Wartemusik, Ansagen und Warteschlangen.

Viele Integrationen dank "Offener Standards".

"All inklusive" - Preismodell ohne zusätzliche Kosten.

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